1. Veri Sorumlusu 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, 10. Ulusal Yönetim Bilişim Sistemleri Zirvesi (“Zirve”) kapsamında kişisel verileriniz, Düzce Üniversitesi Yönetim Bilişim Sistemleri Topluluğu (“DUYBS” veya “Organizasyon Komitesi”) tarafından veri sorumlusu sıfatıyla aşağıda açıklanan amaçlar ve sınırlar çerçevesinde işlenebilecektir.
2. İşlenen Kişisel Verileriniz, Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebebi Zirveye kayıt olmanız ve katılımınız süreçlerinde web sitemiz (2026.ybszirve.org.tr) üzerinde yer alan elektronik formlar aracılığıyla; Ad-Soyad, E-posta Adresi, Telefon Numarası, Üniversite/Bölüm/Sınıf bilgisi, T.C. Kimlik Numarası ve etkinlik sırasında alınan görsel/işitsel kayıtlarınız tamamen otomatik yöntemlerle toplanmaktadır.
Buna ek olarak, etkinliğin güvenli ve sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi amacıyla yalnızca ekip üyelerinden ve il dışından katılım sağlayan/konaklayan katılımcılardan; sağlık durumu, kronik rahatsızlık, alerjen bilgisi, kullanılan ilaçlar (Özel Nitelikli Kişisel Veriler) ile acil durumlarda ulaşılacak kişi iletişim bilgileri toplanmaktadır.
Kimlik ve iletişim verileriniz, KVKK Madde 5/2 (c) “bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması” ve (f) “veri sorumlusunun meşru menfaatleri” hukuki sebeplerine dayanılarak; özel nitelikli kişisel verileriniz (sağlık bilgileri) ise KVKK Madde 6 uyarınca yalnızca “Açık Rıza” hukuki sebebine dayanılarak işlenmektedir.
3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları Toplanan kişisel verileriniz aşağıdaki süreçlerin yürütülmesi amacıyla işlenmektedir:
- Zirve katılım kayıtlarının oluşturulması ve organizasyon giriş kontrollerinin (yaka kartı, bilet) sağlanması,
- Etkinlik detayları, güncellemeler ve program hakkında bilgilendirme yapılması,
- İkram ve konaklama süreçlerinin sağlığınızı tehlikeye atmayacak şekilde (ör. alerjen durumuna göre) organize edilmesi,
- Olası acil sağlık veya güvenlik durumlarında ilk yardımın sağlanması ve bildirdiğiniz acil durum kişisine haber verilmesi,
- İstatistiksel analizlerin yapılması ve etkinlik verimliliğinin ölçülmesi,
- Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
4. Kişisel Verilerin Aktarımı Kişisel verileriniz, yasal düzenlemelerin öngördüğü durumlarda yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılabilir. Bunun haricinde, yalnızca Açık Rıza beyanı vermeniz şartıyla, Zirve ana sponsorları ve iş ortakları ile istihdam, staj, promosyon ve kampanya bilgilendirmeleri amacıyla (ad, soyad, e-posta, telefon, üniversite bilgisi) paylaşılabilmektedir.
Önemle belirtmek isteriz ki; sağlık durumunuz, alerjileriniz, kullandığınız ilaçlar ve acil durum iletişim bilgileriniz HİÇBİR SURETTE ticari amaçlarla, sponsorlarla veya üçüncü taraf işletmelerle paylaşılmaz. Bu bilgiler büyük bir gizlilikle yalnızca Organizasyon Komitesi yetkililerinde tutulur ve sadece gerçek bir acil durum yaşanması halinde yetkili sağlık personeli (ambulans, hastane görevlileri vb.) ile paylaşılır. Etkinlik bitimini takiben bu özel nitelikli veriler sistemlerimizden kalıcı olarak imha edilir.
5. İlgili Kişinin Hakları ve İletişim KVKK’nın 11. maddesi uyarınca; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini ve KVKK’ya aykırı işlenmişse silinmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Taleplerinizi info@2026.ybszirve.org.tr adresi üzerinden bize iletebilirsiniz.